5 съвета как да подобрим продуктивността си на работното място

Време за четене: минути

“Ако има девет заека на земята и искате да хванете един, просто се съсредоточете върху един.” – Джак Ма. Този цитат навярно най-точно би могъл да опише термина “продуктивност”. 

Джак Ма, китайски предприемач и основател на AliExpress и Alibaba, както и един от най-богатите хора на света, е авторът на този цитат. Така че, никак не  е съвпадение, че точно той е казал това. Все пак не е постигнал всичко това с отлагане, оправдания и липса на продуктивност. Не мислите ли?

Имайки това предвид, вероятно няма да сгрешим, ако предположим, че сте тук именно заради невъзможността да подобрите продуктивността си. 

Може би започвате всеки работен ден с нагласата да свършите много задачи, включително тези, които не сте успели от предния ден. Но пък съвсем скоро осъзнавате, че отново сте се разсеяли и сте изгубили време в отлагане или във вършене на други неважни задачи? 

Обяд с колеги, среща след среща, безкрайни списъци със задачи и работният ден отново не ви стига, за да свършите всичко. 

Не, в никакъв случай не сме тук, за да ви съдим. Мнозина са преминавали през това поне веднъж в живота си. Но ключово тук е не да се оплакваме, а да намерим начин да се справим с този проблем.

Имаме добра новина за вас – има няколко неща, които бихте могли да предприемете, за да подобрите продуктивността си. А ние сме тук, именно, за да ви разкажем кои са те!

Как да бъдем по-продуктивни на работа

Не е изненадващо, че когато човек се научи да управлява времето и организацията си за деня, става по-продуктивен. Така че, ако и вие искате да се научите как да увеличите ефективността на работата си, има няколко трика, на които ще обърнем внимание в тази статия: 

#1 Фокусирайте се само върху една задача 

Ако посветите цялото си внимание на повече от една задача едновременно, най-вероятно ще постигнете точно обратния ефект. Вместо да работите по-бързо и да отмятате задачи една след друга, ще се провалите в това да превключвате между тях. Което само ще навреди на качеството на работата ви, или ще я накара да изглежда недовършена.

Да се върнем на цитата от Джак Ма. Колкото повече заека се опитвате да хванете едновременно, толкова по-малко ще успеете. А може дори да не хванете нито един. Същото е и с ежедневните задачи – колкото повече се опитвате да вършите по едно и също време, толкова по-малко ще отметнете в края на деня. 

Вместо това, се фокусирайте само върху една задача. А когато приключите с нея, започнете със следващата. Много е просто, а всъщност толкова полезно и…продуктивно. 

#2: Подредете задачите си по приоритет и по важност

За да свършите всичко навреме и качествено, е важно да си поставите приоритети и да се придържате към тях. Приоритизирането е от решаващо значение, тъй като ви помага да се концентрирате първо върху най-съществените и времеемки задачи, позволявайки ви да се върнете към по-малко спешните по-късно.

Ако разчитате на мултитаскинга, вероятно често се захващате да вършите повече задачи, отколкото можете да изпълните. Съветваме ви да приоритизирате проектите си по важност, за да се улесните – започнете с най-трудните задачи и приключете работния ден с по-леките.

Освен това изпълнението на задачи в добре дефиниран ред може значително да подобри резултати ви и работна ви ефективност. По този начин, ако не успеете да свършите всичките си задачи до края на деня, няма да се притеснявате за приоритетните, тъй като вече ще сте ги отметнали.

 #3: Правете си чести почивки, за да презаредите

В зависимост от типа човек, който сте – може да е наистина изкушаващо да си вземате почивка на всеки 10 минути, или може би обратното – избягвате почивката, за да може да свършите задачите си по-бързо.

Е, не искаме да ви разочароваме, но нито един от тези два метода не работи и със сигурност не помага на вашата продуктивност. Ето нещо, което да вземете предвид, вместо това:

Правилото 50/10. Правете си по 10 минути почивка на всеки 50 минути концентрирана работа. Добра идея е да почивате по малко на всеки час, за да сведете до минимум шанса от бърнаут, да намалите разсейването и да усвоите всяка нова информация по-бързо и ефективно.

Да управлявате времето си правилно означава да подобрите продуктивността си и работния процес, а гореспоменатата стратегия ще ви помогне да постигнете именно това. Тя ще ви позволи да се концентрирате в работата си, след което да презаредите, и отново да се върнете към задачите си, за да ги свършите оптимално.

#4: Следвайте двуминутното (two-minute action) правило

Дейвид Алън, американски консултант в областта на повишаване на продуктивността, първи въвежда правилото за “двете минути” в книгата си Getting Things Done: „Ако дадено действие ще отнеме по-малко от две минути за да се свърши, то трябва да бъде извършено в момента, в който е дефинирано”.

Това означава да се захванете със задачи, които знаете, че ще отнемат не повече от 2 минути, за да бъдат свършени. Да, именно тези, които сте възнамерявали да свършите, но сте отлагали, защото сте „нямали време“. Ако всяка от тези двуминутни задачи бъде започната и приключена нистина за около 2 минути, в края на деня е силно вероятно да сте отметнали половината си списък с работни задължения.

Например, понякога са ви необходими точно две минути, за да проследите или запишете задачите, които имате за деня, да изпратите или отговорите на имейл, или просто да припомните/ поговорите с колега за нещо важно. Възможно е всяко от тези двуминутни решения да допринесе за подобрена работна производителност и успешно приключен списък със задачи в края на работния ден.

#5: Приложете метода за ограничаване на времето (time-blocking)

Обикновено, когато човек се ограничава що се отнася до време, това го кара да се чувства притиснат, затворен в рамка и не толкова креативен. При този метод обаче се постига именно обратният ефект – по-вероятно е да свършите много повече работа и да подобрите продуктивността си. Нарича се времево ограничаване и изглежда по следния начин: 

  • 9:00 – 11:00 – Отговаряне на имейли.
  • 11:00 – 12:00 – Работа по отчети.
  • 12:00 – 13:00 – Обедна почивка.
  • 13:00 – 14:00 – Да прочета *****
  • 14:00 – 15:00 – Да напиша *****

Разбира се, това е само пример. Организирайте вашите времеви интервали и задачи по начин, по който сметнете за най-подходящ и който работи най-добре за вас. По този начин, създавайки си рутина и навици, ще имате много по-малко време за нерешителност и отлагане и повече време да се съсредоточите върху отговорностите си.

Стратегията за ограничаване на времето разпределя определени времеви диапазони за конкретна задача или задачи, като по този начин ви държи фокусирани и ви помага да осъзнаете къде сте си поставили нереалистични очаквания по отношение на отделено време за конкретно нещо или ежедневни цели.

В заключение

Понякога трябва да положим съвсем съзнателни усилия, за да извлечем най-доброто от работния си ден. А какво по-добро от това да започнем с подобряването на продуктивността си?

Така че, поставяйте си ясни цели, бъдете реалисти по отношение на времето си, записвайте си важни бележки, правете редовни почивки и се уверете, че всичко, което правите, си струва времето ви.

И на последно място, но не по важност – не си поставяйте неясни цели и очаквания, както и не се претоварвайте умишлено, тъй като това е най-сигурният път към бърнаута

Това определено изисква немалко усилия и фина настройка, но ако сте достатъчно решителни и упорти, съвсем скоро ще започнете да вършите повече за по-малко време и ще станете най-продуктивната версия на себе си.

И помнете – не е важно да сте постоянно заети, а да сте по-продуктивни!