5 съвета за продуктивност: Как да извлечете максимума от работния си ден

„Ако на земята има девет заека, ако искате да хванете един, съсредоточете се само върху един.“ – Джак Ма. Това е вероятно едно от най-кратките твърдения за производителността. Джак Ма, основателят на Alibaba и AliExpress, е един от най-богатите хора в света, така че не е случайно, че каза това. Той не е стигнал до днешното си положение, като е бил мързеливец. Не мислите ли?

Предвид това можем да приемем, че присъствието ви тук показва липса на способности за повишаване на производителността.

Вероятно започвате всеки ден с намерението да свършите много неща, но скоро се оказва, че се отклонявате от пътя, губите време за маловажни задачи или просто отлагате? Време за обяд, смяна на срещите, следване на безкрайните списъци със задачи, а работният ден все още изглежда твърде кратък.

Но ние не сме тук, за да даваме оценки! Всеки е бил там. Основното е да не се оплаквате от това, а да намерите начин да се справите с него.

Така че, ако искате да научите как да се превърнете в най-продуктивната версия на себе си, ние сме се погрижили за вас! Затегнете коланите, защото ни предстои пътуване с цел повишаване на производителността!

Как да станем по-продуктивни на работното място

Не е тайна, че хората, които умеят да управляват времето си и да го организират, често са по-продуктивни. Така че, ако и вие искате да повишите ефективността на работата си, има няколко трика и организационни метода, на които ще ви научим днес, като започнем с:

Съвет #1: Фокусирайте се само върху една задача в даден момент

Ако посветите цялото си внимание на повече от една задача едновременно, най-вероятно ще постигнете обратен ефект. Вместо да работите по-бързо и да завършвате задачите една след друга, ще ви е трудно да управлявате времето си, за да превключвате между тях. Това само ще влоши качеството на работата ви или ще я остави незавършена.

Нека се върнем към смисъла на цитата на Ма за ловенето на зайци: Колкото повече зайци се опитвате да хванете наведнъж, толкова по-малко ще успеете. Същото важи и за ежедневните работни задачи – колкото повече се опитвате да жонглирате, толкова по-вероятно е да не успеете да ги изпълните. Вместо това се фокусирайте върху една задача в даден момент. А когато я завършите, можете да започнете следващата.

Съвет #2: Подредете задачите по важност

За да свършите всичко навреме и качествено, е важно да определите приоритети и да се придържате към тях. Определянето на приоритети е от решаващо значение, тъй като ви позволява да се концентрирате първо върху най-важните и чувствителни към времето въпроси, като можете да се върнете към по-малко спешните по-късно.

Ако сте многозадачен човек, вероятно често поемате повече задачи, отколкото можете да свършите. Съветваме ви да подредите проектите по важност, за да ви е по-лесно – започнете с най-трудните задачи и завършете работния ден с по-леките.

Освен това изпълнението на задачите в точно определен ред може значително да подобри резултатите и ефективността на работата ви. По този начин, ако не успеете да приключите с всички задачи до края на деня, няма да се притеснявате за спешните, тъй като те ще са извън списъка ви със задачи.

Съвет #3: Правете чести почивки за презареждане

В зависимост от това какъв тип човек сте – може да е много изкушаващо да си вземате почивка на всеки 10 минути, а може и да е обратното – да избягвате почивката, за да можете да приключите задачите си по-бързо.

Е, не ни се иска да ви го казваме, но нито един от тези два метода не работи и не помага на продуктивността ви. Вместо това ви предлагаме да помислите за нещо друго:

Правилото 50/10. Давайте си 10-минутна почивка на всеки 50 минути концентрирана работа. Добре е да правите почивка на всеки час, за да намалите до минимум прегарянето, да намалите разсейването и да усвоите по-ефективно новата информация.

Управлението на времето е неразделна част от повишаването на ефективността в работата и тази стратегия може да ви помогне в това. Това дава възможност за по-непрекъсната работа и след това за кратка почивка, за да се заредите с енергия, преди да се върнете към задачата и да я довършите.

Съвет #4: Спазвайте правилото за две минути действие

Дейвид Алън, американски консултант по продуктивност, въвежда правилото за две минути в
Как да свършим нещата
: „Ако дадено действие ще отнеме по-малко от две минути, то трябва да се извърши в момента, в който е определено.“

Така че този принцип означава да се заемете със задачи, които не са повече от две минути и които сте искали да свършите, но „не сте имали време“. Бързото им изпълнение (всяко от тях за 2 минути) ще ги отхвърли едно по едно от списъка ви със задачи.

Например понякога са ви необходими само две минути, за да проследите задачите си за деня, да изпратите или да отговорите на имейл, да поговорите с колега за нещо важно или да запишете бележка. Все пак тези две минути могат да допринесат за повишаване на производителността и попълване на списъка със задачи в края на работния ден.

Съвет № 5: Използвайте метода на блокиране на времето

Макар че ограничаването до определени часове или минути може да изглежда ограничаващо и некреативно, има голяма вероятност да свършите много работа и да увеличите продуктивността си. Това се нарича
блокиране на времето
и изглежда по следния начин:

• 9:00 – 11:00 Ч. – Отговаряне на имейли
• 11 AM – 12 PM – Работа по доклади
• 12:00 – 13:00 – Обедна почивка
• 13:00 – 14:00 Ч. – Прочетете ****
• 14:00 – 15:00 Ч. – Пишете на ****

Разбира се, това е само пример. Можете да организирате часовите интервали и задачите по начин, който смятате за най-подходящ за вас. Освен това ще имате по-малко време за нерешителност или отлагане и повече време да се съсредоточите върху текущата задача, ако установите рутинни процедури и навици.

Стратегията за блокиране на времето разпределя всяко време за конкретна задача или задачи. Тя може също така да ви помогне да се съсредоточите и да ви уведоми дали не сте нереалистични по отношение на времето или дневните си цели.

Вземане на храна

За да оптимизирате максимално всеки работен ден, трябва да положите целенасочени усилия, а подобряването на производителността ви е чудесно начало. Поставяйте си ясни цели, бъдете реалистични по отношение на времето си, записвайте си важни бележки, правете си редовни почивки и се уверете, че всичко, което правите, е целесъобразно.

И накрая и най-важното – не поставяйте неясни очаквания или огромно работно натоварване за себе си, тъй като това е най-прекият път към
прегаряне
. Изискват се усилия и фини настройки, но ако упорствате, скоро ще можете да правите повече за по-малко време и да се превърнете в най-продуктивната версия на себе си.

И не забравяйте – не бъдете заети, а продуктивни!